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Quando una commessa viene creata, il sistema mette a disposizione alcune informazioni quali la durata
degli interventi e la durata totale delle attività e degli interventi della commessa. Di seguito analizzeremo i tab di una commessa: Risorse Andiamo a definire quali risorse fanno parte della mia commessa. Ovvero, secondo una mia previsione,
quali elementi saranno impegnati nei miei interventi. Le risorse possono essere:
*Utenti: uno o più account utente di Tustena
*Team: gruppi di utenti. I team vengono creati da SETUP->Team
*Asset: [...]
Gestione Flussi
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Per prima cosa, inseriamo i dati di configurazione del flusso nella schermata di riepilogo: Nome Template: il nome del flusso che andiamo a creare Flow collegato al tipo di oggetto: Tutti i flussi devono essere collegati ad un’anagrafica, che sia Azienda, Contatto o Lead. Poiché questi elementi hanno strutture dati differenti, non è possibile creare un flusso che sia collegato a più entità, ed è necessario indicare a quale tipologia il flusso fa riferimento [...]
[...] nel software sono facilmente recuperabili: il valore riportato in questa pagina non è che una misura del peso degli indici di ricerca; Collega scheda azienda: per una gestione ottimale del proprio profilo aziendale inserisci nel CRM anche una scheda riguardante la tua azienda. Dopo averla creata ti sarà possibile collegarla selezionando l'icona apposita; solitamente di default viene collegata l'azienda creata in fase di installazione e che riporta come ragione sociale la [...]
Gestione Webmail
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In questa sezione è possibile impostare l'accesso del nuovo utente alla webmail. Per aggiungere un account di posta elettronica cliccare sul pulsante "Aggiungi Casella Email" Inserire i dati relativi all'ccount di posta nellla scheda. Di seguito alcune indicazioni:
Descrizione Utente : Descrizione dell'account di posta che si intende configurare Mail server : selezionare il tipo di server di posta da cui viene letta la mail sia POP3, Secure POP3, IMAP4, [...]
Configurazione del plugin 2016 di Outlook"
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In questa pagina viene spiegato come installare il plugin di Outlook ed effettuarne la prima configurazione. il plugin richiede la versione 16.11 di Tustena o successive ed è compatibile con le versioni Outlook 2013/2016. Configurazione
Scarichiamo ed installiamo il plugin in locale, cliccando sul link relativo alla versione di Outlook plugin non più disponibile .
Se presente una precedente versione del [...]
La gestione del Multitier
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Il multitier è un'estensione della licenza di Tustena (per chi ha l'installazione nel server in locale) che permette di inserire più nodi per lavorare su aziende diverse all'interno della stessa istanza di Tustena.
Configurazione
Da SETUP>Azienda, clicca sul tab Multitier ed inserisci la nuova azienda (cliccando Aggiungi )
Nei [...]
[...] assistenza dei clienti. Come funziona: collega al grabber una casella di posta (IMAP o POP), tipicamente la casella di posta che utilizzi per il supporto tecnico, decidi uno stato da impostare per i ticket che verranno aperti tramite questo automatismo ed in automatico in HELP DESK>Ticket troverai i ticket per le mail ricevute.
Se lo desideri, puoi settare più di una casella di posta. Ma andiamo con ordine: per prima cosa configuriamo una casella di posta da HELP DESK>Configurazioni, tab Grabber. e clicchiamo su Nuovo Ticket Grabber
Ecco i parametri da inserire: [...]
Nuovo appuntamento
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Cliccando su "Nuovo appuntamento" si aprirà la seguente finestra: Compilando i vari campi sarà possibile creare un nuovo appuntamento che successivamente sarà visualizzabile nel calendario. Come prima cosa inserire la/e data/e dell'appuntamento nei campi "Dal (dd/MM/yyyy)" (data d'inizio) e "Al (dd/MM/yyyy)" (data di fine), o compilando direttamente i campi digitando le rispettive date (dd = giorno, 2 cifre; MM = mese, 2 cifre; yyyy = anno, 4 cifre, ad es. 01/01/2009), oppure cliccando [...]
[...] sufficiente cliccare su ; nel campo "Segnalatore" è possibile indicare il contatto che ha segnalato la richiesta di preventivo: cliccare su ed effettuare la ricerca (per ulteriori dettagli consultare Nuovo lead ); per compilare i campi "Data ordine" e "Data presunta consegna" digitare direttamente la data (dd = giorno, 2 cifre; MM = mese, 2 cifre; yyyy = anno, 4 cifre, ad es. 01/01/2009), oppure cliccare sull'icona : In tal modo sarà possibile selezionare direttamente la data [...]
[...] Mappe e Geocodifica
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Da questa interfaccia è possibile abilitare la geolocalizzazione per le anagrafiche presenti in Tustena: una volta inserita la spunta alla voce Attiva e salvato le impostazioni, il sistema in automatico comincerà a raccogliere i dati geografici degli oggetti che supportano la localizzazione.
Configurazione parametri :
Attiva la georeferenziazione Serve per selezionare quali elementi referenziare Imposta la [...]
[...] Messaggi in Bacheca
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Alla ricezione di un nuovo messaggio comparirà la finestra: Cliccare su "OK" per continuare. È possibile consultare tutti i messaggi nella sezione
( Messaggi ); nella seguente tabella sarà possibile visualizzare gli ultimi messaggi ricevuti: I messaggi non letti sono contrassegnati dall'icona
, quelli letti dall'icona
. È possibile ordinare i messaggi in ordine alfabetico per cognome del mittente cliccando su "Da", o per oggetto cliccando su "Oggetto", oppure per data [...]
Visualizza database
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La prima volta che si selezionerà un database non saranno inseriti dati, pertanto comparirà la scheda per l'inserimento: Compilare in maniera opportuna i vari campi (quelli indicati con * sono obbligatori), tenendo presente che: per compilare un campo il cui tipo di dato è una data digitare direttamente la data (dd = giorno, 2 cifre; MM = mese, 2 cifre; yyyy = anno, 4 cifre, ad es. 01/01/2009), oppure cliccare sull'icona : In tal modo sarà possibile [...]
[...] tipologie di macchine collegate al contratto. Ricorda che le macchine sono di fatto un'estensione del catalogo prodotti. Le famiglie di appartenenza sono le stesse del catalogo e ogni macchina deve essere collegata ad un articolo del catalogo. Quando aggiungi una nuova macchina, devi obbligatoriamente specificare: Il prodotto da cui deriva la matricola interna della macchina (che deve essere univoca) l'azienda, ovvero dove è locata attualmente la macchina [...]
[...] collegati:
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Tustena CRM permette di semplificare e velocizzare il processo di "Email Marketing" attraverso la creazione di una Mailing List a secondo delle necessità e degli scopi prefissati. Un sofisticato editor consente la costruzione di e-mail grafiche con campi dinamici (che variano per ogni destinatario in base ai dati registrati nel CRM). Il supporto di liste multiple permette la creazione di liste differenti per gruppi di interesse distinti, per evitare l’invio di email a destinatari non interessati e evitare [...]
[...] consegna. Compila i vari campi tenendo presente che: nel campo "Richiesto da" puoi inserire il richiedente del preventivo selezionando il cliente (azienda/contatto/lead) i campi "Indirizzo..." si compileranno automaticamente alla selezione del richiedente con i dati presenti nella relativa scheda; il campo "Numero preventivo" può essere libero (nel qual caso va compilato manualmente) o automatico SETUP>Configurazioni>Vendite> ( Progressivo preventivi ) se il richiedente del preventivo è un'azienda, le modalità di pagamento [...]
[...] su "Nuovo lead" oppure sul pulsante di una scheda esistente sarà possibile inserire o modificare la scheda di un lead: Compilare i vari campi nella maniera più opportuna, tenendo presente che: digitata la ragione ragione sociale di un'azienda è possibile controllare che non sia già stata inserita la relativa scheda cliccando sul pulsante ; cliccando su è possibile inserire ulteriori dati telefonici, formattati secondo il paese dell'utente (prefisso internazionale, prefisso locale, numero; cliccare [...]
[...] di Exchange
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Questa sezione di configurazione dei settaggi globali del CRM permette di sincronizzare i contatti e gli appuntamenti di Exchange con Tustena in maniera mono o bidirezionenale. Per informazioni su come configurare Exchange per la delega degli utenti vedere l'allegato (inglese) GetFile.aspx?Page=Manuale%20IT.Exchange&File=CRM%20integration%20using%20EWS%20on%20Exchange%202010.pdf
Parametri di configurazione generale
Per prima cosa, crea un nuovo profilo di [...]
[...] necessario selezionare una Categoria* (che dovrà essere precedentemente creata nella sezione sotto la voce Categorie del menu Catalogo Categorie cliccando sull'iconcina adibita; un prodotto che non sia Attivo comparirà barrato nella lista dei prodotti; Pubblica indica se un prodotto sarà pubblicato sul catalogo; selezionare la Data Di Validità oltre la quale il prodotto non sarà più disponibile compilando direttamente il campo digitandola (in formato dd/MM/yyyy, dd = giorno, 2 cifre; [...]
[...] "Nuovo contatto" oppure sul pulsante
di una scheda esistente sarà possibile inserire o modificare la scheda di un contatto:
Compilare i vari campi nella maniera più opportuna, tenendo presente che: è possibile associare il contatto ad una scheda aziendale già inserita cliccando su : comparirà la finestra di ricerca per poter selezionare la scheda desiderata cliccando sulla ragione sociale dell'azienda - digitare una chiave di ricerca e cliccare , oppure cliccare su ( Ricerca avanzata ), oppure cliccare [...]
[...] consentire alle anagrafiche presenti nel CRM di poter consultare i dati registrati ed interagire con la nostra azienda, avendo a disposizione una username (l'indirizzo email) ed una password di accesso. Cosa può fare il cliente che accede al portal: visualizzare ed aggiornare i propri dati anagrafici visualizzare e scaricare i documenti condivisi (preventivi, fatture ed altri tipi di files) visualizzare lo stato di avanzamento delle proprie richieste di assistenza ed aprire nuove segnalazioni consultare la knoledge base messa a disposizione [...]
[...] come da altri soggetti coinvolti nel processo di implementazione ed utilizzo e che possono influenzare la decisione. I ruoli dei referenti nelle opportunità segue una classificazione stilata dai professori F.E.Webster e Y. Wind: per ogni azienda strutturata è presente un "centro di acquisto" dove gli attori presenti possono esercitare uno dei 6 ruoli di INFLUENZATORE sotto descritti: INITIATOR la persona che per prima identifica la necessità dell'acquisto di un prodotto per risolvere un problema organizzativo INFLUENCER [...]
[...] gli Stati delle commesse e degli interventi da SETUP>Configurazioni alla voce Commesse
Sotto la voce “Stato Commesse” troviamo gli stati che possiamo dare alla commessa.
Se inseriamo o modifichiamo uno di questo stati il sistema ci chiede di indicare di che tipo è lo stato che
stiamo editando. Tramite la tendina di selezione possiamo definire questa tipologia di stato. Alla tipologia
di stato sono associati eventi automatici di tracciatura, come la data di apertura e di chiusura effettiva della
commessa, [...]
[...] tipologia di rateo scelto. Indirizzo fatturazione e Indirizzo spedizione : viene selezionato alla scelta del cliente, è possibile modificarlo se nella scheda azienda sono stati inseriti precedentemente degli indirizzi secondari. Partita IVA cliente : compare in automatico perchè prende le impostazioni della scheda azienda. Codice fiscale cliente : compare in automatico perchè prende le impostazioni della scheda azienda. Nostro riferimento : da inserire Vostro riferimento : da inserire Informazioni Creato da : compare il nome di chi ha creato il documento Data inserimento [...]
[...]
Fai caso che:
l' Oggetto che andrai a specificare sarà l'oggetto che leggerà anche il destinatario del messaggio Descrizione invece è un campo utile a te per distinguere nell'elenco nel campo Allegati puoi inserire eventuali file che verranno spediti insieme alla mail Puoi impostare la mail come Mail di benvenuto che viene inviata tramite l'apposita opzione con Default di sistema il template verrà caricato per ogni nuova comunicazione via mail per tutti gli utenti con Default utente corrente il template verrà caricato per ogni nuova mail [...]
3.2.1.3 Nuovo appuntamento multiplo
Cliccando su "Nuovo appuntamento multiplo" si aprirà la seguente finestra: Compilando i vari campi sarà possibile creare un nuovo appuntamento multiplo che successivamente sarà visualizzabile nel calendario di tutti gli utenti coinvolti. Come prima cosa inserire la data dell'appuntamento nel campo "Il giorno (dd/MM/yyyy)" (data d'inizio), o compilando direttamente il campo digitandola (dd = giorno, 2 cifre; MM = mese, 2 cifre; yyyy = anno, 4 cifre, ad es. 01/01/2009), oppure cliccando sull'icona
[...]
Come creare un rapportino per la firma nell'APP
In Tustena APP puoi (partendo da un'attività oppure da un intervento) generare un documento PDF con la firma del cliente dove riportare il rendiconto dell'attività svolta.
Stampa rapportino direttamente dall'APP
Nell'APP puoi configurare fino ad un massimo di due template da proporre con la stampa. Accedi a SETUP>Configurazioni>Offline App>Template di stampa attività Clicca su Nuovo Template per inserirne uno nuovo di default [...]
[...] formato CSV (.csv). E' possibile importare nuove Anagrafiche, Attività, Catalogo, Listini e Macchine. Per la modalità aggiornamento invece sono dispinibile solo le anagrafiche. Nuova Importazione Dati
per prima cosa carichiamo il file da importare: cliccare su "Scegli file..." per selezionarlo. scegliamo ora di quale tipo di dati stiamo effettuando l'importazione, scegliendo una tra le categorie disponibili sopra elencate. Nella schermata a destra dell'elenco verrà esposto l'elenco dei campi importabili i campi importabili per una consultazione. selezionare il separatore, [...]
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Indice
Introduzione Personalizza Admin - Primo avvio - SETUP Azienda Gruppi Uffici Configurazione protocollo Opzioni - Profilo azienda Dati bancari Sicurezza Organigramma Multi azienda Messaggistica Exchange Menu Configurazioni Approvazioni Approvazione Opportunità Approvazione Preventivi Archivio Categorie Documenti Parametri di condivisione Assets [...]
La fatturazione dei materiali nelle commesse/interventi Quando effettui un'attività legata ad una commessa o a un intervento, può capitare che nell'esecuzione dell'intervento vengano sostiutiti e/o montati macchine o parti di essi. Quando produrrai il documento (che sia un preventivo piuttosto che un ordine o una fattura), la riga che verrà inserita potrà essere di tipo: Nota Riferimento Servizio Merce Descrittiva Valore ed inoltre la descrizione riportata potrà variare in base all'opzione scelta.
Prediamo [...]
Approfondimento sulla configurazione del Portale
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In questa parte approfondiremo il Tab "Account di Accesso Estesi" che si trova all'interno del "SETUP" --> "Configurazione portale" . Questa particolare sezione permette all'azienda designata (dall'Administrator) la gestione avanzata dei ticket tramite il Portal. Scenario L'azienda TeleNet S.p.a (utilizza Tustena CRM) desidera gestire i Ticket assegnandoli ad un'altra azienda partner,AssoTen S.p.a [...]